新年会幹事初めてでも成功させるためにやることと注意点を紹介！

本記事では、幹事がやること・注意点・当日の流れをわかりやすく整理し、参加者全員が満足する新年会にするためのコツを紹介します。新人幹事さんでも安心して成功させられるよう、準備を進めていきましょう。

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新年会をする目的

・従業員のモチベーション向上

・部署を超えた交流促進

企業にとって新年会は、年の初めに従業員の士気を高め、組織としての一体感を強める重要なイベントです。年末年始でリフレッシュした状態で集まることで、今年の目標を共有し、前向きにスタートできるという効果があります。

また、普段関わる機会の少ない部署同士が交流でき、コミュニケーションの質が上がることで業務効率の向上も期待できます。

従業員のモチベーション向上

新年会には、従業員が年の初めに気持ちを切り替えるきっかけをつくるという大きな役割があります。特に年末年始休暇を経ると、仕事のリズムに戻りにくい人も多く、気持ちを前向きにリセットする場が必要です。

新年会では、上司からの挨拶や会社としての方向性が共有されるため、「今年はこう頑張ろう」という意欲が自然と高まります。また、日頃の頑張りを互いに労い合うことでポジティブな感情が生まれ、「今年もこのチームで頑張りたい」という思いが強まります。新年会は「休み明けでエンジンがかかりづらい状態」から「仲間と一緒に頑張りたい状態」へと切り替える、非常に重要な機会です。

交流を深める

新年会の最も大きな価値は、普段接点の少ない従業員同士が部署を越えて交流できることです。社内コミュニケーションが活発になると、人間関係が円滑になるだけでなく、日常業務での相談がしやすくなり、結果としてミスの減少や作業効率アップにつながります。

特に、他部署との関係は日常では深めにくいもの。新年会のような場で、上司や異なる部門のメンバーとリラックスして話す時間が持てることで、仕事の依頼や調整がしやすくなるというメリットがあります。また、話しづらいと感じていた上司とも距離が縮まり、普段言いにくい相談をしやすくなるケースも多くあります。

さらに、新年会で顔見知りが増えれば、「この人に聞こう」という心理的ハードルが下がり、確認不足によるトラブルの予防にもつながります。特にカラオケ会場での新年会なら、歌やパフォーマンスを通じて自然と距離が縮まり、盛り上がりながらコミュニケーションを深められる点も大きなメリットです。

新年会の幹事がやることリスト

幹事が行うべき準備は多岐にわたります。主な流れは以下の7ステップです。

1. 予算の確認

2. 日程調整

3. 会場選び・予約

4. 進行表と役割分担の作成

5. 案内メールの送付

6. 内容（席順・進行）の決定

7. 余興・景品準備

新年会成功の鍵は、事前準備をどれだけ計画的に進められるかにあります。進行や時間配分が乱れると全体に影響が出るため、細かい部分まで決めておくことが重要です。参加者の人数や年齢層を把握し、全員が楽しめる流れを事前に設定しておくことで、当日のトラブルも少なくなります。

幹事は「準備8割・当日2割」と言われるほど、事前の段取りが成功に直結します。

予算を確認する

新年会の予算決めでは、まず参加人数を把握し、会費設定を行います。一般的な新年会の相場は 1人あたり4,000〜5,000円ほど。カラオケ付きの場合は、飲み放題や料理の内容によって多少前後しますが、この範囲内に収まることが多いです。

予算を決める際は、前回の新年会や忘年会の会費を参考にするのが最も確実です。「去年は5,000円だったから、今年も同じくらいで設定しよう」という形で決めると参加者の納得感も高まります。

さらに大切なのが、余裕を持たせた予算設定。

（例）4,000円 × 30名 ＋ 10,000円（景品代）＝ 130,000円

料理・飲み放題が4,000円なら、予約手数料や景品代を考えて一人あたり500円程度プラスして計算する方法がおすすめです。

日程調整をする

新年会の日程調整は、開催日の1〜1.5カ月前から動くのが理想です。まず最優先すべきは、役職者や部署のキーパーソンのスケジュール確認です。特に、部長やリーダー職の人が欠席すると進行がスムーズにいかず、挨拶の順番が変更になるなど当日の運営に影響が出ます。

キーパーソンの予定を押さえたうえで、他のメンバーに候補日を共有し、参加可能日を回答してもらう方式をとるとよいでしょう。全員に日程調整ツールを送るよりも、「絶対に外してはいけない人」の予定から埋めていく方が、あとあとの調整が圧倒的にスムーズになります。

会場選び＆予約

会場選びは新年会成功の最重要ポイントです。選定基準は以下の3つ。

１．アクセスの良さ

会社から近い、または駅から徒歩圏内であること。特に冬は天候が悪い場合も多いため、アクセスの良さは大きな判断材料となります。

２．参加者層に合った店舗タイプ

20〜40代が参加する場合、個室が広く、会話しやすい空間を選ぶと安心。カラオケ付きの場合は、機材が整っていて音響が良い店舗を選ぶと満足度が高まります。

３. 飲食スタイルの選定

ビュッフェ形式かコース料理かを選択します。部署の交流を促したい場合は席替えがしやすいビュッフェスタイル、着席で落ち着いて話したい場合はコース料理がおすすめです。

また、男女比や参加者の年齢層によっては、料理内容やドリンクの種類も変わります。若手が多いなら量を重視、30代後半〜40代が多いなら質や落ち着いた空間を重視するなど配慮しましょう。

予約をする際は、候補となるお店のいくつかに希望の人数、日程と時間帯、予算などを伝え、先方と相談した結果、最も理想に適した条件を通せるお店を選ぶのがおすすめです。出し物を行う予定の場合は、マイクや音響設備を借りる可能性があるからです。最終的に決定した際の予約は、遅くとも1カ月前までに済ませましょう。

進行表・役割分担を決める

新年会の進行表は、開会から閉会までの流れを細かく整理して作成します。特に重要なのが 司会者・挨拶担当者の選定です。挨拶の順番は役職順が基本で、最初に部長や役員、締めは課長・リーダークラスが担当するケースが一般的です。こうすることで、参加者全員がスムーズに挨拶を聞き、会の雰囲気を統一できます。

進行表には、

・開会挨拶

・乾杯の音頭

・歓談・食事

・余興やゲーム

・締めの挨拶

など時間配分を含めて詳細に記載します。さらに、各時間帯にかかる目安の分数も添えると、当日の進行管理が格段にしやすくなります。

各役割を担当する人とは、必ず事前打ち合わせを行いましょう。「いつ話すか」「どれくらいの長さで話すか」「誰と話すか」などを事前に共有することで、当日の混乱を防げます。幹事は進行表を印刷して当日すぐ確認できるように準備し、予備のメモや進行チェックリストも用意しておくと安心です。

案内メールを送る

案内メールには、参加者が迷わずスムーズに参加できるよう、必要事項を丁寧に記載することが大切です。

・日時

・会場名・住所・地図URL

・会費

・当日の流れ

・司会や挨拶担当者への通達

・出欠確認の締切日

・支払い方法（事前徴収か当日徴収か）

などを明記し、特に会費の徴収方法は明確にしておく必要があります。

事前に集めておくと、当日の混乱が少なくなり、受付業務もスムーズに進行します。メールは開催日の2〜3週間前に送信し、締切前にリマインドメールを1回送ると、欠席や遅刻の防止につながります。

また、参加者が迷わないよう、会場への行き方や交通手段、駐車場情報なども併せて記載しておくと親切です。文章は簡潔にまとめつつ、必要な情報を漏れなく書くことが重要です。

新年会の内容を決める

内容を決める際は、まず進行の流れを作成し、次に席順を決めます。席順は上座・下座のルールを把握しておくことが重要です。入口から最も遠く、壁側の席が上座で、そこには役職者が座るのが基本。幹事は入口に近い下座に座り、注文や司会進行、参加者のサポートを行いやすくします。

部署間の交流を促すためにも、同じ部署の人たちが固まらないように座席を工夫するのもポイントです。特に若手とベテラン、上司と部下が自然に会話しやすい配置にするとお互いを知ることができ、新鮮な情報交換により場が温まり、コミュニケーションが活性化します。

進行の流れは「開会→乾杯→食事→交流→余興→挨拶→締め」といった一般的な構成で問題ありません。もし雰囲気的に可能なようであれば、途中で軽いゲームやフリータイムを挟むのもよいでしょう。緊張をほぐし、参加者全員が自然に会話できる雰囲気を作ることができます。

余興や出し物を考える

ただの飲み会にしたくない場合には、余興の時間を設けるのがおすすめです。その場合、参加者全員が楽しめる内容を選ぶことが重要です。ビンゴ大会、チーム対抗クイズ、簡単に参加できるミニゲームなどが人気で、短時間で盛り上がる企画がよいでしょう。

景品は予算に余裕を持たせて準備し、日用品や食品、ギフトカードなど幅広い層に喜ばれるものが無難です。

新入社員や若手社員に企画を任せる場合は、丸投げせずに方向性を一緒に考えましょう。「10分程度で終わる」「全員が参加できる」「簡単に準備できる」など条件を明確に伝えることで、スムーズに企画を進められます。

幹事はゲームの進行や景品配布の手順も事前に確認しておくと、当日スムーズに運営できます。

二次会の場所を押さえておく

二次会は、新年会の会場近くのカラオケが選ばれることが多いため、あらかじめ候補地を押さえておくと安心です。特に週末は混雑するため、仮予約でも入れておくとスムーズです。

カラオケに行くなら、コートダジュール がおすすめです。個室が広く、飲食メニューも充実しており、会社の二次会に最適です。音響設備も整っており、歌が苦手な人でも楽しめる空間づくりがされています。幹事は参加人数を確認し、予約人数を多めに伝えておくと、当日スムーズに席に案内できます。また、二次会用の景品やゲームの簡単な準備もしておくと、全体の盛り上がりに繋がります。

新年会当日の進行

当日は、開始前の準備から受付、進行管理、トラブル対応まで幹事の役割は多岐にわたります。主な流れは以下の通りです。

・会場設営の確認

・受付での会費徴収・名簿チェック

・司会者・挨拶担当者との最終確認

・時間管理

・トラブル対応

・閉会後の片付け・忘れ物チェック

幹事には、「全体を見る視点」と「細かい配慮」が求められます。できれば自分も楽しめるのが一番ですが、まずは参加者全体が快適に過ごせるよう気を配る姿勢が大切といえます。

開始前の準備と確認事項

開始前には、会場の設営状況や料理の提供タイミング、音響設備の動作確認を念入りに行います。特にカラオケ機材やマイクのチェックは必須で、音割れや接続トラブルが起きると場の雰囲気が途切れてしまうため、開始前に必ず確認しておきましょう。また、座席の配置やテーブル上の備品もチェックし、参加者が快適に過ごせる環境を整えましょう。

受付では、参加者の出席状況を確認し、遅刻者への対応も準備します。遅くなる予定の人が「何時に到着するか」を把握しておくことで、料理の提供タイミングや席の調整を店側と連携しやすくなります。

さらに、余興用の道具（マイク・BGM・ビンゴ機材・カード・景品など）も事前に確認しておきます。司会者とは進行の最終打ち合わせを行い、挨拶担当者には話す順番やタイミングを再度伝えておくことで、開始直後からスムーズに進行できます。このように準備を徹底することで、当日の混乱が減り、幹事の負担も大幅に軽くなります。

当日の注意点とトラブル対応

当日は、遅刻者への対応、機材トラブル、参加者の体調不良など、予期せぬ事態が発生する可能性があります。遅刻者が出た場合は、受付担当に到着時間を随時共有し、料理や席の調整を臨機応変に行います。これにより、他の参加者に迷惑をかけず、スムーズに進行できます。

機材トラブルが起きた場合は、すぐに店舗スタッフへ連絡することが大切です。音響やカラオケ機器の不具合は幹事が対応しようとせずに、プロに任せることで迅速に解決できます。また、体調不良者が出た場合は、静かな場所に誘導し、水分補給や帰宅のサポートを行うなど、参加者の安全と快適さを優先しましょう。

会場全体が楽しめる雰囲気を保つためには、幹事自身が落ち着いて状況を判断することが不可欠です。盛り上がりが偏らないように席を回り、飲み物の不足の確認や会話のきっかけを作るなど細やかな配慮をすることで、参加者全員が安心して楽しめる環境を維持できます。

まとめ

新年会を成功させるポイントは、事前準備をどれだけ丁寧に行えるかにかかっています。予算確認から日程調整、会場選び、役割分担、案内メール、余興準備まで、ひとつひとつの手順をしっかり進めることで当日の運営がスムーズになります。

カラオケを使う新年会であっても、進行表を用意しておけば安心です。参加者全員が楽しめる雰囲気を作り、気持ちよく一年をスタートできるよう、幹事として丁寧な配慮を心がけましょう。

新年会するならコート・ダジュール

新年会をするならコート・ダジュールがおすすめです。ステージやプロジェクター付きのコンセプトルームが完備され、出し物をするのにも向いています。広めのパーティールームでは、大人数でもゆったり過ごしながら、新年会を楽しめます。

パーティーコースを選べば、料理を逐一注文する手間も省けるでしょう。新年を祝うのに、歌って笑って楽しめる新年会を開くなら、コート・ダジュールをぜひご利用ください。

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新年会のはじめの言葉は？

「本日はご参加いただきありがとうございます。今年も一年よろしくお願いいたします。それでは新年会を始めたいと思います。まずは部長よりご挨拶をいただきます。」というシンプルで丁寧な言葉が定番です。

なぜ新人に幹事を任せるのか？

新人が幹事を任されるのは、社内の人間関係を広く知る良い機会になるからです。調整力や段取り力を磨けるため、会社側も「経験として成長してほしい」という意図があります。また新人にとっても、自身の個性をアピールできるチャンスにもなります。