忘年会幹事の成功ガイド！事前準備から当日進行まで初心者向けマニュアル

忘年会の幹事は、準備から当日の進行、会計報告まで多くの役割を担う重要なポジションです。初めて任された方でも、段取りを押さえればスムーズに進められます。本記事では、忘年会を成功に導くためのポイントを時系列でわかりやすく解説します。

また、事前準備から当日の司会進行、翌日のフォローまで、幹事がやるべきことをすべて網羅しているので、参加者全員が満足する会を作りたい方は参考にしてください。

コート・ダジュールがおススメするご宴会コースはこちらから

https://www.cotedazur.jp/service/

忘年会の幹事になったらまずやること

忘年会の幹事を任されたら、最初に全体の流れを整理することが大切です。幹事の仕事は「企画・調整・当日運営・会計報告」など多岐にわたります。特に初めての方は、時系列でやることを明確にするとスムーズです。 主な流れは下記のとおりです。

①チームを作る

②日程調整

③会場選びと予約

④案内・参加者管理

⑤当日の受付・進行

⑥会計報告・お礼メール

一つひとつを丁寧に進めることで、参加者全員が満足する忘年会を開催できます。

幹事の役割とは

忘年会の幹事には、会の企画力・調整力・遂行力の3つが求められます。企画力は、参加者が楽しめる内容を考え、会場や余興を工夫する力です。調整力は、上司や参加者、会場スタッフなど多くの関係者とスムーズにやり取りする力を指します。遂行力は、当日までに段取り通りに準備を進め、トラブルが起きても冷静に対応する力です。

また、幹事は社内での信頼や評価にもつながる重要な役割です。限られた時間と予算の中で全体をまとめ上げる姿勢を見せることで、リーダーシップや責任感の高さを証明できます。

スケジュール作成のコツ

忘年会の準備は、理想的には1ヶ月前から始めるのがポイントです。まず4週間前には幹事チームを結成し、開催日を決めます。キーマン（上司や主要メンバー）の予定を優先して日程を調整しましょう。

3週間前には会場を選び、人数・予算・アクセス・料理内容を確認して予約します。

2週間前には案内メールを配信し、出欠を集計します。この段階で挨拶や司会、余興担当も決定します。1週間前には進行表と参加者リストを作成し、最終人数を会場へ報告します。 当日は受付・進行・支払いを行い、翌日以降にお礼メールと会計報告を送ると完璧です。

この流れを意識すれば、初めてでも安心して準備を進められます。

忘年会の幹事がやること【事前準備】

忘年会を成功させるためには、事前準備が最も重要です。主な業務は以下のとおりです。

予算を決める（重要度：★★★★★／準備期間：開催1ヶ月前〜）

日程を調整する（重要度：★★★★★／準備期間：1ヶ月前〜）

会場を選び予約する（重要度：★★★★★／準備期間：3〜4週間前）

案内メール・出欠確認（重要度：★★★★☆／準備期間：2〜3週間前）

挨拶・司会・余興担当の依頼（重要度：★★★☆☆／準備期間：2週間前）

参加者リストと進行表の作成（重要度：★★★★☆／準備期間：1週間前）

この順序を意識して進めることで、直前の混乱を防ぎ、スムーズな運営が可能になります。

予算の決め方

忘年会の予算は、一般的に1人あたり5,000円前後が目安とされています。参加人数が多い場合や会場のランクによって増減しますが、「料理＋飲み放題込み」で5,000円以内に収めるケースが多く見られます。まずは前年の開催実績を確認し、会場費・料理内容・景品費などを考慮して全体予算を設定しましょう。

併せて、会社や部署からの補助金が出るかも確認します。福利厚生費として補助される場合は、総務部や経理部に相談して明確にしておくことが大切です。 また、参加費の設定では「男女別」や「役職別」に金額を変える方法も一般的です。

たとえば、男性4,500円・女性3,500円としたり、上司や管理職を多めに設定するなど、社内の慣例に合わせて調整します。

全体の会費は端数が出ないように調整し、お釣りの準備や集金方法（事前徴収か当日払いか）も早めに決めておきましょう。

日程調整のコツ

忘年会の日程は、できるだけ早めに調整を始めることが大切です。最初に、社長や部長など「キーマン」の予定を最優先で確認します。キーマンが出席できる日を中心に、候補日を3〜5日程度に絞り込みましょう。

次に、候補日を参加者に共有します。「調整さん」や「LINEスケジュール」などのツールを活用すると効率的です。メールで通知する場合は、回答期限を明記しておくことがポイントです。

例：「【日程調整】忘年会の希望日を11月15日までに回答をお願いします」など、締切と目的を明確に伝えましょう。回答が集まったら、最も出席希望が多い日を選定します。ただし、同率で候補が並んだ場合は、会場の空き状況を確認しながら最終決定しましょう。

決定後はすぐに全体へ連絡を行い、開催日・時間・会場予約予定を共有します。早めの周知が参加率向上につながるうえに、上司や関係部署への根回しもスムーズに行えます。

会場選びのポイント

会場選びは、忘年会成功の明暗を分ける最重要項目です。まず考慮すべきは「立地・予算・参加者のニーズ」です。

立地は、会社や駅から近くアクセスが良い場所を選びましょう。就業後の開催が多いため、徒歩圏内で移動できる会場が理想です。遠方を選ぶ場合は、送迎バスやタクシー利用の可否も確認しておきます。

予算面では、提示された料金が「税込・サービス料込み」かを必ず確認します。飲み放題付きのコースを選ぶと金額が明確になり、会計トラブルを防げます。 料理は、年齢層や男女比に応じて選びましょう。

若手が多い場合はボリューム重視、上司や女性が多い場合は見た目や品質を重視するなど、バランスを意識します。 予約はネットよりも電話が確実です。電話対応の丁寧さでお店のサービスレベルが判断でき、キャンセル規定や時間延長の可否なども直接確認できます。 さらに、可能であれば「下見」を行いましょう。

動線・トイレ・喫煙所・音響設備など、現地でしか分からない点を把握できます。実際の雰囲気を見ておくことで、当日のトラブル回避と安心感につながります。

参加者への案内方法

忘年会の案内メールは、参加者が一目で内容を理解できるよう、簡潔かつ明確にまとめることが大切です。

件名には【要返信】【締切○月○日】などを入れ、開封率を高めましょう。本文には、以下の必要事項を漏れなく記載します。

①日時（開始・終了時間）

②会場名・住所・電話番号（地図URLもあると親切）

③会費・支払方法（事前か当日か明記）

④出欠の回答期限と連絡先

⑤キャンセル規定（例：「前日以降のキャンセルは全額負担となります」）

また、文面には「楽しい時間を共有したい」「ご参加を心よりお待ちしています」など、柔らかい表現を添えることで参加意欲を高められます。

送信は開催2〜3週間前が目安で、1週間前にリマインドメールを送ると出席率が上がります。案内は印象づくりの第一歩として丁寧に行いましょう。

役割分担の決め方

忘年会をスムーズに進行させるためには、役割分担が欠かせません。主な役割は「司会」「乾杯」「開会・中締め・閉会の挨拶」などです。 基本マナーとして、役職の高い人ほど挨拶を依頼するのが一般的です。たとえば、開会の挨拶は最上位者、中締めは次席の上司、乾杯の音頭はその下の役職者にお願いします。

司会は幹事や若手が務めることが一般的です。 依頼はできるだけ早めに行い、直接口頭でお願いしましょう。その際「2〜3分程度でお願いします」と時間配分を具体的に伝えると親切です。スピーチ内容を考える時間を確保できるよう、少なくとも開催1〜2週間前には依頼しましょう。

余興企画のアイデア

忘年会を盛り上げるためには、全員が気軽に参加できる余興を取り入れるのがポイントです。時間は10〜15分程度を目安に設定します。 定番の「ビンゴ大会」は、手軽で盛り上がりやすい人気企画です。

景品は高額なものにこだわらず、日用品やユニークグッズを用意すると笑いが生まれます。 「クイズ大会」もおすすめで、会社や同僚にまつわる問題（例：今年の新入社員の趣味は？）を出題すると一体感が生まれます。チーム戦にすることで、会話のきっかけにもなります。

そのほか、「ジェスチャーゲーム」「絵心クイズ」「利き酒大会」なども全員が楽しめる企画です。

重要なのは、誰も置き去りにならない内容にすることです。参加者の年齢層や性格を考慮して、全員が笑顔になれる構成を心がけましょう。余興の時間配分は歓談とのバランスを意識するのがコツです。

進行表作成のポイント

進行表は、忘年会を滞りなく進めるための設計図です。開会から閉会までの流れを時間ごとに明記し、誰が何を行うかを一覧化します。

基本構成の例は以下のとおりです。

18:00　開会挨拶（司会）：「皆さま、本日はお集まりいただきありがとうございます。これより○○部の忘年会を始めます。」

18:05　上司の挨拶・乾杯 18:10　歓談・食事スタート

18:50　余興タイム（ビンゴ大会など）

19:10　歓談・写真撮影

19:50　中締めの挨拶（上司）：「本年もお疲れさまでした。来年も一丸となって頑張りましょう。」

19:55　閉会挨拶（司会）：「以上をもちまして忘年会を終了します。お忘れ物のないようお帰りください。」

進行表は印刷して配布し、司会・受付・会計担当が共有できるようにします。タイムスケジュールを可視化することで、当日の混乱を防ぎ、時間通りに進行できます。

忘年会の幹事がやること【開催当日】

忘年会当日は、幹事の段取り力と気配りが問われます。

基本の流れは以下のとおりです。

開始30分前：会場到着・受付準備・席次確認

開始時刻：開会挨拶・乾杯の進行 ・開催中：料理・飲み物・余興の進行確認

終了前：中締め・閉会挨拶・二次会案内

終了後：会計・忘れ物確認・お礼対応

トラブルが起きても慌てず、まず状況を把握し、店員や上司へ相談しながら冷静に対応することが大切です。笑顔と柔軟な対応が、参加者の満足度を大きく左右します。

受付準備と当日の流れ

当日は、開始30分前に会場へ到着し、以下の準備を行いましょう。

①会場担当者へ挨拶し、予約内容・人数・時間を再確認

②席次表・進行表・会計リストを手元に準備

③受付スペースに名簿と釣り銭を用意し、受付担当を配置

④景品・備品・マイクなどの動作確認

⑤参加者が来場し始めたら、笑顔で出迎え・会費回収・出欠チェック

開会までは、上司の到着を確認し、乾杯・挨拶者の最終確認を行います。

【当日タイムスケジュール例】

17:00 会場入り・準備

17:30 受付開始

18:00 開会挨拶・乾杯

18:10 歓談・食事

18:45 余興・ゲーム

19:30 中締め・閉会挨拶

20:10 二次会案内・退場確認

細やかな段取りと時間管理が、参加者に安心感を与えます。

開会・閉会の挨拶例

幹事としての挨拶は、会全体の印象を決める重要な役目です。

【開会挨拶例】 「皆さま、本日はお忙しい中お集まりいただき、誠にありがとうございます。本年も一年間お疲れさまでした。日頃の感謝を込めて、ささやかではありますが忘年会を開催いたします。短い時間ではございますが、美味しい料理とお酒を楽しみながら、今年一年を振り返っていただければ幸いです。それでは、○○部長より乾杯のご挨拶をお願いいたします。」

【閉会挨拶例】 「本日はご多忙の中ご参加いただき、誠にありがとうございました。皆さまのおかげで、楽しい時間を過ごすことができました。来年も皆さまが健康で素晴らしい一年を迎えられるようお祈り申し上げます。お忘れ物のないようお気をつけてお帰りください。それでは、これをもちまして○○課の忘年会を終了いたします。」

感謝の言葉を添えることで、場の雰囲気が温かく締まります。

スムーズな司会進行のコツ

司会進行では、「明るく・テンポよく・柔軟に」が基本です。話すときは、笑顔を意識し、聞き取りやすい声量と速度で進行しましょう。 進行のポイントは3つです。

①【時間管理】タイムスケジュールを常に確認し、予定より遅れている場合は歓談を短縮するなど臨機応変に調整します。

②【場の盛り上げ】余興や乾杯後など、場が沈んだときは「皆さんいかがですか？」「グラスを持って乾杯の続きを！」などの声かけで再び活気を出します。

③【参加者を促す言葉】「次は○○さんにご登場いただきます」「大きな拍手でお迎えください」など、積極的に参加を促す言葉を挟むと一体感が生まれます。

予定を詰めすぎず、余白を持たせるのもコツです。司会は場の温度を保つ調整役として、常に全体を見渡しながら柔らかく進行しましょう。

会場への気配りポイント

幹事は、会場全体を見渡して参加者の様子を常に観察することが大切です。料理や飲み物が行き渡っていないテーブルがあれば、すぐにスタッフへ追加を依頼し、空いた皿やグラスが溜まっていないかもチェックします。

体調が悪そうな人や一人でいる人にはさりげなく声をかけ、快適に過ごせるよう気配りを忘れないことが重要です。

また、会場スタッフとは常に連携を取り、料理の提供タイミングや余興の進行に合わせて動けるよう調整しましょう。

トラブルが発生した際は、慌てず状況を整理し、スタッフや上司と相談しながら冷静に対応します。幹事の柔軟な判断力と気遣いが、会の雰囲気を大きく左右します。

会計・支払いの手順

参加費の集金は、当日の受付時に行うのが基本です。事前に社内メールなどで「お釣りの出ないようご協力ください」と案内しておくとスムーズです。受付では名簿を用意し、徴収済みの人にチェックを入れながら確実に管理します。会費は封筒にまとめ、金額をその場でダブルチェックしましょう。 会場への支払いは、宴会終了前に済ませておくのが理想です。

閉会直前は混雑しやすいため、ラストオーダー後のタイミングで支払いを行い、領収書を必ず受け取ります。 追加注文が発生した場合は、担当者が立て替えた金額を明確に記録し、後日会計報告に反映させます。

支払総額が予算を超過する場合は、幹事チーム内で確認して判断を仰ぐようにしましょう。 また、会場側とのトラブルを防ぐために、キャンセル料・利用時間・延長料金の有無をあらかじめ確認しておくことも大切です。

参加者見送りのマナー

忘年会の締めくくりとして、参加者の見送りは幹事の大切な役割です。会の終了後は、出口付近に立ち、「本日はありがとうございました」「お気をつけてお帰りください」と笑顔で一人ひとりに声をかけましょう。

上司や来賓には、軽くお辞儀を添えると丁寧な印象になります。 また、飲み過ぎた人や体調が悪そうな人がいれば、安全に帰れるようにサポートすることも幹事の仕事です。タクシーの手配や送迎確認を行い、必要に応じて同僚に付き添いを依頼します。

最後に、会場スタッフへも「お世話になりました」「本日はありがとうございました」とお礼を伝えることを忘れないようにしましょう。

忘年会の幹事がやること【翌日以降】

忘年会が終わっても、幹事の仕事はまだ残っています。翌日以降は「お礼」「会計報告」「精算」の3点を中心に対応しましょう。

参加者や挨拶・余興に協力してくれた人へお礼メールを送り、感謝の気持ちを伝えることが大切です。また、会計報告を作成し、集金・支出の内訳を明確に共有することで、信頼性の高い運営につながります。

過不足金が出た場合は速やかに精算し、返金や繰越の処理を行いましょう。翌日対応を丁寧に行うことが、次回の幹事への好印象にもつながります。

お礼メールの文例

忘年会翌日から3日以内に、参加者や協力者へお礼メールを送るのがマナーです。タイミングが遅れると印象が薄れるため、できるだけ早く対応しましょう。メールは「参加者全体向け」と「挨拶・協力者向け」に分けて送ると丁寧です。

【参加者全体向け例文】

件名：忘年会ご参加ありがとうございました

本文：

お疲れさまです。幹事の○○です。

昨日はお忙しい中、忘年会にご参加いただきありがとうございました。皆さまのおかげで和やかで楽しい時間を過ごすことができました。

今年も残りわずかですが、良い形で1年を締めくくり、来年も元気にお会いできることを楽しみにしております。

【挨拶・協力者向け例文】

件名：忘年会でのご協力ありがとうございました

本文：

○○部長

お疲れさまです。○○課の○○です。

先日の忘年会では、開会のご挨拶をいただき誠にありがとうございました。部長のお言葉のおかげで会の雰囲気がとても和やかになりました。

来年も引き続きご指導のほどよろしくお願いいたします。

心のこもった感謝を短くまとめるのがポイントです。

会計報告と精算の方法

忘年会後は、参加者に明確な会計報告を行いましょう。報告はメールや社内掲示で共有し、透明性を確保することが信頼につながります。

【報告書の基本項目】

・徴収総額（例：4,000円×30名＝120,000円）

・支出明細（会場費・飲食費・備品費・景品代など）

・支出合計 ・残額または不足金額 ・処理方法（返金・次回繰越など）

【例文】

件名：忘年会会計報告

本文：

お疲れさまです。幹事の○○です。

忘年会の会計結果をご報告いたします。

徴収総額：120,000円

支出合計：118,000円

差額：2,000円（次回懇親会費に繰越予定）

ご確認のほどよろしくお願いいたします。

過不足が出た場合は、原因を明確にして説明します。立替金や未回収金がある場合は、領収書を添付してチーム内で共有しましょう。

忘年会するならコート・ダジュール

カラオケ「コート・ダジュール」は、忘年会や歓送迎会などの宴会利用にも最適な多目的エンターテインメント空間です。完全個室でプライベートな時間を楽しめるほか、飲み放題付きパーティープランや豊富なフードメニューも充実しています。

大型スクリーンやプロジェクター付きルームもあり、表彰式や余興にも対応可能です。全国に店舗があり、アクセスも良好です。二次会会場としても使いやすく、歌って・食べて・語り合える忘年会を作ることができます。

また、コート・ダジュールが提供するパーティーコースは、たっぷり3時間のカラオケ個室利用に加えて、お食事＋アルコール飲み放題が込みとなった分かりやすいプランとなっております。

コート・ダジュールがおススメするご宴会コースはこちらから

https://www.cotedazur.jp/service/

まとめ

忘年会の幹事を成功させるには、事前準備・当日運営・事後対応の3ステップを丁寧に行うことが重要です。予算や日程の調整を早めに進め、会場選びや案内メールを正確に行うことで当日の混乱を防げます。

開催中は進行管理と気配りを欠かさず、翌日にはお礼と会計報告を忘れずに行いましょう。これらを一つずつ確実に実践することで、参加者に「楽しかった」「来年も参加したい」と思ってもらえる満足度の高い忘年会を開催できます。

お近くのコート・ダジュールはここから検索

よくある質問

新人幹事が失敗しないためのポイントはありますか？

新人幹事が失敗しないためには、「準備8割・当日2割」の意識が大切です。特に初めての場合は、一人で抱え込まず、先輩や同僚に協力を依頼してチームで進めましょう。会場・日程・予算などの基本事項は早めに決定し、事前確認を徹底してください。

また、当日は予備のマイク・釣り銭・予備席など「万が一」に備えた準備が重要です。進行をスムーズにするために、進行表と役割分担を明確にしておくと安心です。

忘年会がグダグダにならないための対策は？

忘年会がグダグダになってしまう原因は、進行の曖昧さと時間管理の甘さにあります。対策としては、進行表をもとに時間ごとの流れを明確にし、司会が常に全体をリードすることが重要です。

歓談時間が長すぎると中だるみするため、余興やクイズなどを適度に挟むと場が引き締まります。飲み過ぎによるトラブル防止のために、飲み放題の終了時間を事前に共有しておくのも効果的です。全体のテンポと雰囲気を意識すれば、最後まで締まりのある会になります。